Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trước những tình huống bất ngờ. Bài viết này sẽ cung cấp định nghĩa BCP, các bước xây dựng, và những lợi ích thiết thực mà kế hoạch này mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
BCP viết tắt của Business Continuity Plan (Kế hoạch kinh doanh liên tục), là một kế hoạch chi tiết mô tả cách thức một doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong và sau khi xảy ra một sự cố, thảm họa, khủng hoảng hoặc bất kỳ sự kiện nào gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Không chỉ dừng lại ở việc ứng phó, BCP còn là công cụ chủ động giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo các chức năng kinh doanh thiết yếu được duy trì, giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng và giảm thiểu tối đa thiệt hại.
Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử có thể xây dựng BCP để đối phó với các tình huống như mất điện trên diện rộng, hệ thống máy chủ bị tấn công,… Kế hoạch này sẽ bao gồm các quy trình cụ thể để đảm bảo website vẫn hoạt động, đơn hàng vẫn được xử lý và khách hàng vẫn được hỗ trợ. Mục đích cuối cùng là duy trì hoạt động kinh doanh càng liên tục càng tốt.
BCP là một bản kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục khi gặp sự cố
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa BCP và DRP, nhưng thực tế hai khái niệm này có những điểm khác biệt quan trọng. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để làm rõ sự khác biệt:
| Tiêu chí | BCP (Business Continuity Plan) | DRP (Disaster Recovery Plan) |
| Mục tiêu | Đảm bảo tính liên tục của toàn bộ hoạt động kinh doanh. | Khôi phục hệ thống và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) sau thảm họa. |
| Phạm vi | Rộng, bao gồm tất cả các phòng ban, quy trình, và nguồn lực của doanh nghiệp (nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, chuỗi cung ứng,…). | Hẹp hơn, tập trung chủ yếu vào các hệ thống CNTT quan trọng (máy chủ, mạng, dữ liệu, ứng dụng,…). |
| Ví dụ | Kế hoạch làm việc từ xa, kế hoạch duy trì hoạt động sản xuất khi nhà máy bị hư hại, kế hoạch truyền thông khủng hoảng. | Kế hoạch sao lưu và phục hồi dữ liệu, kế hoạch chuyển đổi dự phòng sang trung tâm dữ liệu khác, kế hoạch khôi phục hệ thống mạng. |
| Mối quan hệ | DRP có thể được xem là một tập hợp con, một phần của kế hoạch BCP | Là 1 phần của BCP, đảm nhận vai trò khôi phục lại hệ thống và cơ sở hạ tầng CNTT |
BCP không chỉ là tài liệu mà thực sự đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc xây dựng và triển khai BCP mang lại những giá trị to lớn, đảm bảo doanh nghiệp có thể “vượt bão” thành công trong mọi tình huống.
Đây là vai trò quan trọng hàng đầu của BCP. Khi có sự cố bất ngờ xảy ra, BCP sẽ giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động thiết yếu, giảm thiểu thời gian gián đoạn.
Nhờ có BCP, thay vì bị động và mất thời gian tìm cách ứng phó, doanh nghiệp có sẵn các quy trình và giải pháp để nhanh chóng khôi phục hoạt động. Kế hoạch này giúp xác định rõ những hoạt động nào là quan trọng nhất và cần được ưu tiên duy trì trong mọi tình huống.
Việc duy trì hoạt động kinh doanh liên tục không chỉ đảm bảo các quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ không bị gián đoạn mà còn giúp dòng tiền của doanh nghiệp được lưu thông. Doanh nghiệp có thể duy trì khả năng thanh toán, chi trả và đảm bảo các hoạt động tài chính quan trọng.
BCP đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và lưu thông dòng tiền
Sự cố có thể gây ra nhiều loại thiệt hại cho doanh nghiệp và BCP được thiết kế để giảm thiểu những thiệt hại này một cách đáng kể về tài chính, uy tín, dữ liệu, cơ hội.
Với kế hoạch cụ thể, BCP giúp giảm thiểu tổn thất doanh thu, các chi phí phát sinh để khắc phục sự cố và các khoản bồi thường (nếu có). Đồng thời, BCP còn bao gồm các kế hoạch sao lưu, phục hồi dữ liệu, đảm bảo thông tin không bị mất mát.
Quan trọng hơn, BCP giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt khách hàng, đối tác. Nhờ đó, doanh nghiệp không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng và duy trì lợi thế cạnh tranh.
BCP không chỉ giúp doanh nghiệp ứng phó mà còn làm cho doanh nghiệp trở nên kiên cường hơn. Doanh nghiệp chuẩn bị BCP có khả năng phục hồi nhanh chóng sau khủng hoảng.
BCP cung cấp các quy trình và hướng dẫn cụ thể, giúp rút ngắn thời gian khôi phục hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích ứng với những thay đổi bất ngờ, tăng cường tính linh hoạt.
Việc xây dựng và triển khai BCP còn là cơ hội để doanh nghiệp nhận diện những điểm yếu trong hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp có biện pháp cải thiện, nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro và học hỏi kinh nghiệm.
BCP cung cấp quy trình và hướng dẫn cụ thể giúp rút ngắn thời gian khôi phục hoạt động kinh doanh
Trong thời đại thông tin, danh tiếng, uy tín là “vàng”. BCP giúp bảo vệ tài sản vô giá này của doanh nghiệp. Việc sở hữu một BCP bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp, có tầm nhìn và trách nhiệm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp luôn trong tâm thế chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống.
Khách hàng sẽ an tâm hơn khi biết doanh nghiệp có kế hoạch đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn. Việc ứng phó hiệu quả với sự cố còn giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt công chúng, giới truyền thông, tạo dựng hình ảnh tích cực.
Trong một số ngành nghề, việc có BCP không chỉ là để ứng phó mà còn là yêu cầu bắt buộc. Một số quốc gia có quy định các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, y tế,… phải có BCP. Các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 22301 cũng cung cấp các hướng dẫn để xây dựng BCP hiệu quả.
Tuân thủ quy định, tiêu chuẩn vừa là nghĩa vụ, vừa là cách nâng cao uy tín, khẳng định chất lượng. Doanh nghiệp chủ động đáp ứng các yêu cầu này sẽ có lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp bắt buộc phải có BCP
BCP không chỉ mang lại lợi ích cho riêng doanh nghiệp mà còn tác động tích cực đến tất cả các bên liên quan, từ nhân viên, khách hàng cho đến đối tác. Việc hiểu rõ những lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm động lực để xây dựng và triển khai BCP một cách hiệu quả.
BCP là chìa khóa giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Cụ thể:
Nhân viên là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp và BCP đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản này.
BCP giúp duy trì hoạt động kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho nhân viên
Khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp và BCP giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Đối tác đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, BCP giúp duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.
BCP đảm bảo hoạt động kinh doanh và duy trì mối quan hệ hợp tác với các đối tác
Xây dựng BCP là một quá trình đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp và cần được thực hiện một cách bài bản, khoa học. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng một kế hoạch BCP hiệu quả:
Đây là bước khởi đầu quan trọng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ môi trường hoạt động và các nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra. Doanh nghiệp cần xác định rõ các hoạt động kinh doanh chính, quy trình quan trọng, nguồn lực thiết yếu và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng.
Việc xác định bối cảnh có thể được thực hiện thông qua các buổi họp, phỏng vấn, khảo sát, phân tích tài liệu. Sau khi đã nắm rõ bối cảnh, doanh nghiệp tiến hành đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định các loại rủi ro có thể xảy ra, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của từng loại. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như ma trận rủi ro, phân tích SWOT để hỗ trợ quá trình này.
BIA là quá trình đánh giá mức độ ảnh hưởng của các sự cố đến hoạt động kinh doanh. Kết quả của BIA giúp xác định các ưu tiên và mục tiêu phục hồi. Mục tiêu chính của BIA là xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất, đánh giá thời gian ngừng hoạt động tối đa cho phép, xác định nguồn lực cần thiết để phục hồi và thiết lập các mục tiêu phục hồi.
Để thực hiện BIA, doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về các hoạt động kinh doanh, các nguồn lực liên quan, mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động và các tác động tài chính, phi tài chính khi hoạt động bị gián đoạn.
Dựa trên kết quả BIA, doanh nghiệp xây dựng các chiến lược cụ thể để ứng phó và phục hồi. Chiến lược ứng phó bao gồm các biện pháp phòng ngừa, quy trình ứng phó khi sự cố xảy ra và kế hoạch truyền thông khủng hoảng.
Chiến lược phục hồi bao gồm các quy trình để khôi phục hoạt động kinh doanh, các giải pháp thay thế tạm thời và kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả của các biện pháp phục hồi. Các chiến lược này cần được xây dựng chi tiết, rõ ràng và khả thi. Việc xây dựng chiến lược cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả.
Kế hoạch BCP dù có hoàn hảo đến đâu cũng sẽ không có giá trị nếu không được thực hành và đào tạo cho toàn thể nhân viên. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi diễn tập, mô phỏng tình huống để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của BCP.
Qua các buổi diễn tập, doanh nghiệp có thể ghi nhận bài học kinh nghiệm và điều chỉnh BCP nếu cần. Đồng thời, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về BCP, đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của BCP. Việc thực hành và đào tạo thường xuyên sẽ giúp nhân viên tự tin và chủ động hơn khi đối mặt với các tình huống thực tế.
BCP không phải là một tài liệu cố định mà cần được kiểm tra và cập nhật thường xuyên. Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc sau mỗi lần có thay đổi lớn.
Có nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau như kiểm tra trên giấy, kiểm tra mô phỏng, kiểm tra thực tế. Dựa trên kết quả kiểm tra, các bài học kinh nghiệm và thay đổi trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật BCP. Việc đảm bảo BCP luôn phù hợp với tình hình thực tế và có thể ứng phó hiệu quả với các sự cố mới là yếu tố then chốt để duy trì tính liên tục trong kinh doanh.
Quy trình xây dựng kế hoạch BCP hiệu quả
Một kế hoạch BCP được xây dựng tốt không đảm bảo chắc chắn sẽ thành công. Sự thành công của BCP còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, cả chủ quan và khách quan.
Ban lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc định hướng và tạo điều kiện cho BCP thành công. Nếu không có sự cam kết và hỗ trợ từ cấp cao nhất, BCP khó có thể được triển khai hiệu quả.
Sự cam kết của ban lãnh đạo thể hiện qua việc:
Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo không chỉ giúp BCP được triển khai đúng hướng mà còn tạo động lực cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
BCP đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực, bao gồm cả nhân lực, tài chính và công nghệ. Nếu không có đủ nguồn lực, BCP sẽ khó có thể được xây dựng và triển khai một cách toàn diện và hiệu quả.
Việc thiếu hụt bất kỳ nguồn lực nào cũng có thể ảnh hưởng đến tính khả thi và hiệu quả của BCP.
BCP đòi hỏi sự đầu tư về nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính và công nghệ
Truyền thông và đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức và năng lực ứng phó của nhân viên khi có sự cố xảy ra. Nếu nhân viên không hiểu rõ về BCP, họ sẽ không biết phải làm gì khi có tình huống khẩn cấp.
Truyền thông và đào tạo hiệu quả không chỉ giúp nhân viên tự tin và chủ động hơn khi đối mặt với sự cố mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp coi trọng BCP.
BCP không phải là một tài liệu cố định mà cần được kiểm tra và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. Môi trường kinh doanh và các rủi ro luôn thay đổi, do đó BCP cũng cần được điều chỉnh để theo kịp những thay đổi này.
Việc kiểm tra và cập nhật BCP thường xuyên là yếu tố then chốt để đảm bảo BCP luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Cần kiểm tra và cập nhật BCP thường xuyên
Yếu tố cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là văn hóa doanh nghiệp. Nếu BCP chỉ được xem là một thủ tục đối phó thì sẽ khó có thể phát huy hiệu quả.
Một văn hóa doanh nghiệp coi trọng BCP sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn, tin cậy và hiệu quả hơn.
BCP là trách nhiệm của tất cả thành viên trong doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về cách BCP được áp dụng trong thực tế, chúng ta hãy xem xét một số ví dụ cụ thể về các tình huống mà BCP có thể phát huy tác dụng:
Thiên tai là một trong những rủi ro thường gặp và có thể gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Một BCP hiệu quả cần có kế hoạch ứng phó cụ thể với các tình huống thiên tai.
Trước khi thiên tai xảy ra:
Trong khi thiên tai xảy ra:
Sau khi thiên tai xảy ra:
Ví dụ, một công ty sản xuất có thể di chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu đến nơi an toàn, chuẩn bị máy phát điện dự phòng và cho phép nhân viên làm việc từ xa (nếu có thể) để giảm thiểu thiệt hại và duy trì hoạt động.
Mất điện diện rộng có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân (ví dụ: thiên tai, sự cố kỹ thuật, quá tải,…) và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Sử dụng nguồn điện dự phòng:
Chuyển sang làm việc từ xa:
Ưu tiên các hoạt động thiết yếu:
Thông báo cho khách hàng và đối tác:
Ví dụ, một trung tâm dữ liệu có thể sử dụng hệ thống UPS (Uninterruptible Power Supply) để duy trì hoạt động trong thời gian ngắn, sau đó chuyển sang máy phát điện dự phòng để đảm bảo hệ thống không bị gián đoạn.
Đại dịch COVID-19 đã cho thấy tầm quan trọng của việc có kế hoạch ứng phó với dịch bệnh trong BCP.
Làm việc từ xa:
Áp dụng các biện pháp phòng chống dịch bệnh:
Theo dõi sức khỏe nhân viên:
Truyền thông nội bộ:
Ví dụ, một công ty công nghệ có thể cho phép toàn bộ nhân viên làm việc từ xa, cung cấp các công cụ cộng tác trực tuyến và tổ chức các buổi họp trực tuyến để duy trì hoạt động kinh doanh.
Yêu cầu nhân viên tuân thủ các quy định về phòng chống dịch bệnh
BCP không còn là một lựa chọn mà là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay. Từ việc đảm bảo hoạt động liên tục, giảm thiểu thiệt hại đến việc bảo vệ danh tiếng, BCP mang lại lợi ích toàn diện. Đầu tư xây dựng và triển khai một kế hoạch kinh doanh liên tục hiệu quả chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Xem thêm:
(+84) 289-995-9788 - ex 1
[email protected]
Zalo OA
Headquarter: 06, 2C - Phu My Street, District 7, Ho Chi Minh City
Office: 07 Tran Doan Khanh Street, Da Kao Ward, District 1, Ho Chi Minh City
Our mission is to build an ecosystem of digital products & services to help customers be more innovative, effective, successful in Marketing & Sales.
_ About us
© All Copyright 2024 by THINKDIGITAL
Our mission is to build an ecosystem of digital products & services to help customers be more innovative, effective, successful in Marketing & Sales.
Chúng tôi mang lại những giải pháp toàn diện từ tư vấn chiến lược, đến triển khai hoạt động truyền thông và ứng dụng công nghệ
Strategy Planning
Creative Production
IMC Campaign
Media Booking
Digital Marketing
Media Booking Platform
Strategy Execution Platform
Learning Management Tool
AI Applications
